フリーランスや個人事業主として働くエンジニアの中には、「どんな帳簿を作ればいい？」「領収書はどう管理する？」と悩んでいる方も多いでしょう。事業所得がある個人事業主は、日々の売上や経費を記帳し、帳簿や関連書類を適切に保存する必要があります。この記事では、エンジニアに必要な帳簿の種類から記帳方法、保存方法まで初心者向けにわかりやすく解説します。
- 個人事業主のエンジニアに必要な帳簿
- 青色申告と白色申告の帳簿の違い
- 売上・経費の基本的な記帳方法
- 帳簿や領収書・請求書の保存方法
- 帳簿付けを効率化する方法
監修
大石 英樹（おおいし ひでき）
かいせい税理士法人 代表
大阪市淀川区を拠点に、フリーランス・個人事業主から法人まで幅広い税務顧問を手がける。豊富な実務経験と機動力を武器に、確定申告・記帳・資金調達・事業承継まで一貫してサポート。「経営者の良きパートナー」をモットーに、わかりやすい税務アドバイスを提供している。
個人事業主のエンジニアはどのような帳簿を作成する必要がある？
個人事業主として事業所得を得ているエンジニアは、売上や必要経費など、事業に関する取引を帳簿に記録する必要があります。白色申告であっても記帳は必要です。
青色申告では、記帳方法に応じて、たとえば次のような帳簿を使用します。
- 現金出納帳：現金の入出金を記録する
- 売掛帳：取引先への請求と入金を管理する
- 買掛帳：掛けで購入したものの支払いを管理する
- 経費帳：事業に必要な経費を記録する
- 固定資産台帳：パソコンなどの固定資産を管理する
複式簿記で記帳する場合は、仕訳帳や総勘定元帳も作成します。
エンジニアの場合、案件の報酬が翌月以降に振り込まれるケースも多いため、「実際に入金された日」だけを基準にするのではなく、売上を計上すべき時期を正しく把握することが重要です。
青色申告と白色申告では必要な帳簿にどのような違いがある？
青色申告と白色申告では、求められる記帳方法や利用できる税制上の特典などに違いがあります。
白色申告では、売上などの収入金額や必要経費について、取引年月日、相手方、金額などを記帳します。一定の場合には、日々の合計額をまとめて記載するなど簡易な方法も認められています。
一方、青色申告では正規の簿記による記帳が原則です。一般的には複式簿記を利用し、取引を「借方」と「貸方」に分けて記録します。ただし、青色申告でも簡易な記帳を行うことは可能です。
特に青色申告特別控除を利用する場合は、記帳方法に注意が必要です。
事業所得について最高55万円の青色申告特別控除を受けるには、原則として複式簿記など正規の簿記の原則に従って記帳し、その記帳に基づく貸借対照表・損益計算書などを確定申告書に添付して、期限内に申告する必要があります。
さらに、55万円控除の要件を満たしたうえで、e-Taxによる期限内の電子申告を行うか、一定の要件を満たす優良な電子帳簿を保存することで、最高65万円の控除を受けられます。これらの要件を満たさない場合でも、要件に応じて最高10万円の青色申告特別控除を受けられる場合があります。
エンジニアの売上や経費は帳簿にどう記帳すればいい？
基本は、事業で発生した取引を「いつ・誰と・何のために・いくら取引したのか」がわかるように記録することです。
たとえば、Webシステム開発の報酬として10万円の売上を計上し、代金は後日受け取る場合、複式簿記では一般的に次のように記帳します。
売掛金 100,000円 ／ 売上高 100,000円
その後、10万円が事業用口座へ振り込まれた場合は、
普通預金 100,000円 ／ 売掛金 100,000円
などと記帳します。
ただし、実際には源泉所得税が差し引かれて入金される場合や、振込手数料などによって請求額と入金額が一致しない場合もあります。入金額だけを見て売上として処理すると、売上金額を誤る可能性があるため注意しましょう。
経費についても同様です。エンジニアは、サーバー代、ドメイン代、クラウドサービス、ソフトウェア、通信費など継続的に発生する支出が多いため、毎月まとめて確認する習慣をつけると記帳漏れを防ぎやすくなります。
また、支出した金額がすべて経費になるわけではありません。必要経費として計上できるのは、原則として事業に関連する支出です。仕事とプライベートの両方で使う通信費などは、合理的な基準で事業分を区分する必要があります。
帳簿や領収書・請求書はどのように保存すればいい？
帳簿だけでなく、領収書や請求書など取引の根拠となる書類も保存が必要です。ただし、保存期間は申告方法や書類の種類などによって異なります。
白色申告の場合、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年間、任意帳簿や請求書・領収書など一定の書類は5年間保存するのが基本です。
青色申告の場合、帳簿や決算関係書類などは原則7年間保存します。ただし、請求書、見積書、納品書など一部の書類は5年間でよい場合があります。
また、エンジニアが特に注意したいのが電子取引です。
メールで受け取った請求書やWebサイトからダウンロードした領収書など、紙であれば保存が必要な書類に相当するデータを電子的にやり取りした場合、その電子取引データを保存する必要があります。
そのため、「PDFでもらった請求書を印刷して紙だけ残しておけばよい」とは限りません。電子データ自体を保存し、電子帳簿保存法の要件に沿って管理することが重要です。
さらに、消費税の課税事業者や適格請求書発行事業者の場合には、所得税の帳簿保存とは別に、消費税法上の帳簿・請求書等の保存要件が関係することがあります。
会計ソフトを使えばエンジニアの帳簿付けは効率化できる？
会計ソフトを活用すると、日々の帳簿付けを効率化しやすくなります。
特にフリーランスエンジニアは、本業の開発やクライアント対応に時間を使いたい一方、経理作業は直接売上を生む仕事ではありません。手作業で取引を一件ずつ入力すると、大きな負担になりがちです。
銀行口座やクレジットカードなどと連携できる会計ソフトであれば、取引データを取り込み、仕訳入力の手間を減らせる場合があります。
ただし、自動化できるからといって確認が不要になるわけではありません。プライベートの支出が混ざっていないか、勘定科目が適切か、売上の計上漏れがないかなどは確認する必要があります。
「会計ソフトに登録したから大丈夫」ではなく、定期的に帳簿と実際の取引を照合することが大切です。
よくある質問（FAQ）
Q. 白色申告なら帳簿を付けなくてもいいですか？
いいえ。事業所得などがある白色申告者にも、収入や必要経費の記帳と帳簿・書類の保存が必要です。所得税の確定申告が必要ない場合でも、記帳・保存制度の対象となる場合があります。
Q. Excelやスプレッドシートで帳簿を作ってもいいですか？
必ず特定の会計ソフトを使用しなければならないわけではありません。必要事項を正しく記録し、適切に保存できることが重要です。ただし、青色申告特別控除を利用する場合は、控除額に応じた記帳・申告・保存などの要件を満たす必要があります。
Q. エンジニアはどのくらいの頻度で帳簿を付ければいいですか？
取引内容を正確に記録できるよう、日頃から記帳することが大切です。数か月分をまとめて処理すると、領収書の紛失や記帳漏れが起こりやすくなるため、週1回や月数回など経理作業の日を決めておくと管理しやすいでしょう。
Q. 領収書がないと経費にできませんか？
領収書がないことだけを理由に、直ちに必要経費として認められなくなるとは限りません。ただし、その支出が実際に発生し、事業に必要だったことを説明できる資料を残しておくことが重要です。請求書、利用明細、振込記録など関連資料も適切に保存しておきましょう。
まとめ
個人事業主のエンジニアは、日々の売上や経費を記帳し、帳簿や領収書・請求書などを適切に保存する必要があります。
特に押さえておきたいのは、「白色申告でも記帳が必要」「青色申告特別控除は記帳方法や申告方法などによって要件が異なる」「帳簿と証拠書類の両方を管理する」という点です。
また、エンジニアは取引の多くがオンラインで完結するため、電子取引データの保存にも注意する必要があります。
銀行口座やクレジットカード、会計ソフトなどを活用して日頃から取引情報を整理しておけば、確定申告時の負担も減らしやすくなるでしょう。
帳簿付けの負担を減らしたいエンジニアは記帳代行アクリーを活用しよう
本業に集中したいエンジニアにとって、毎月の帳簿付けは意外と大きな負担になります。
「会計ソフトを導入したけれど仕訳が合っているかわからない」「領収書や請求書がたまってしまう」「確定申告直前にまとめて入力している」という場合は、記帳業務を外部に任せるのも一つの方法です。
記帳代行アクリーを活用すれば、日々の記帳にかかる時間や手間を減らし、本業である開発や案件獲得に時間を使いやすくなります。
経理をすべて自分で抱えるのではなく、「自分で対応する業務」と「外部に任せる業務」を分けることも、フリーランスとして効率よく事業を続けるための選択肢です。
