こんなお悩みありませんか？
- レシートを見るたび「これは経費？ プライベート？」と手が止まる
- 「自己流の判断で、税務調査が来たら怖い」と不安がある
- 経費の検索ばかりしていて、気づけば1時間経っていた
確定申告の時期はもちろん、毎月の領収書整理のたびに、「このレシート、経費に入れていいの？」と手が止まってしまう瞬間はありませんか？
「経費を増やして節税したい」けれど、「間違ったものを入れて否認されるのは怖い」。
かといって、本来経費にできるものを入れ忘れて損をするのも嫌だ……。
そんな迷いの中で、ネット検索を繰り返している方は非常に多いです。
- カフェ代、スーツ代など「迷いやすい経費」の○×基準
- 「なぜ経費になるのか」というプロの判断基準
- 面倒な仕訳作業を「丸投げ」して本業に集中する方法
この記事では、個人事業主やフリーランスが特に悩みやすい項目の「経費の境界線」を、○×形式で具体的に解説します。
教科書的な知識ではなく、実際の現場でどう判断されるのか、そのリアルな基準を見ていきましょう。
まずは大原則。「経費になる」の基準はたった1つ
個別の項目を見る前に、まずは大原則を押さえておきましょう。
経費になるかどうかの基準は、非常にシンプルです。
「事業の売上を獲得するために、直接必要だったかどうか」
これだけです。
プライベートな楽しみのための支出はNGですが、事業に関わっており、それを第三者（税務署）に説明できるものであればOKです。
しかし、現実には「仕事中にご飯を食べた」「仕事で使う服を買った」など、仕事とプライベートが混ざりやすい「グレーゾーン」が存在します。ここからは、その具体的な判定ラインを見ていきましょう。
「なぜ仕事に必要なのか」を自分の言葉で説明できれば、それは立派な経費です。
飲食・カフェ代の境界線【○と×の違い】
もっとも頻繁に発生し、かつ判断に迷うのが飲食代です。
「スタバで仕事をした」「コンビニでお弁当を買った」。同じ飲食でも、状況によって経費になる場合とならない場合があります。
○ カフェでの「1人作業代」は経費
自宅では集中できないため、スターバックスやコメダ珈琲店などでPCを開いて仕事をする。
この場合のコーヒー代は、場所代としての意味合いが強いため経費にできます。勘定科目は「会議費」や「雑費」を使うのが一般的です。
ただし、あくまで「仕事をする場所」に対する対価です。
仕事と無関係な高額なケーキセットや、明らかに休憩目的での利用は、経費として認められない可能性が高くなります。レシートには「執筆作業のため」などとメモを残しておくと安心です。
○ 取引先との「打ち合わせランチ・飲み会」
クライアントやビジネスパートナーとの飲食は、「接待交際費」や「会議費」として経費になります。
これは、円滑に取引を進めるために必要な支出だからです。
居酒屋での飲み会だけでなく、ランチミーティングも含まれます。
重要なのは、誰と行ったかです。「割り勘だから経費にならない」ということはありません。
自分の支払った分は経費になりますので、レシートの裏などに「〇〇社 △△さんと打ち合わせ」と記録を残しておきましょう。
× 1人でのランチ・コンビニ弁当
仕事中の食事であっても、1人でとる昼食や夕食は、基本的に経費になりません。
「腹が減っては戦ができぬ」と言いますが、食事は人間が生きていくために不可欠な「家事費（プライベートな支出）」とみなされるからです。
「残業中に食べたコンビニ弁当」も、個人事業主の場合は経費にするのが難しいのが現状です。ただし、取材で遠方へ出向いた際の食事などは、旅費の一部として認められるケースもあります。
カフェ代は「場所代」ならOK、単なる「飲食・休憩」ならNGと考えましょう。
美容・衣服・身だしなみの境界線
「人に見られる仕事だから」という理由は、どこまで通用するのでしょうか？
ここも多くの個人事業主が頭を悩ませるポイントです。
△ スーツ・靴・バッグ
結論から言うと、スーツやビジネスバッグは経費として認められにくい傾向にあります。
理由は「プライベート（冠婚葬祭や就職活動など）でも着用可能だから」です。
ただし、絶対にダメというわけではありません。
例えば、セミナー講師や司会業の方が着る「ステージ衣装」や、業務専用の作業着・制服など、「その仕事以外では絶対に着ないもの」であれば経費として認められます。一般的なスーツを経費にする場合は、税理士によっても見解が分かれるため注意が必要です。
× 美容院・ネイル・ジム
「身だしなみを整えるのも仕事のうち」と思いたいところですが、美容院代やネイルサロン代、ジムの会費などは、原則として経費になりません。
これらも「個人の趣味・嗜好」の範囲内とされることが一般的です。
ただし例外もあります。
モデルや俳優が、役作りや撮影のために特定の髪型・ネイルにする場合や、スポーツトレーナーが自身のトレーニングのためにジムに通う場合などは、事業に直結するため経費として認められる可能性があります。
「プライベートでも使えるか？」が分かれ道。専用性が高いものは経費の可能性アリ。
H2：自宅兼オフィスの家賃・光熱費（家事按分）
自宅で仕事をしているフリーランスや個人事業主にとって、家賃はもっとも大きな経費のひとつです。
○ 仕事で使っている「面積・時間」の分だけOK
自宅兼事務所の場合、家賃、電気代、インターネット通信費の一部を経費にできます。
これを「家事按分（かじあんぶん）」と言います。勘定科目は「地代家賃」や「水道光熱費」を使います。
全額を経費にすることはできませんが、仕事で使用している割合に応じて計上が可能です。
- 家賃：仕事部屋の床面積が全体の30％なら、家賃の30％を経費に。
- 電気代・ネット代：1週間のうち仕事をしている時間が40％なら、料金の40％を経費に。
このように、合理的で説明可能な基準（面積や時間）で計算することが重要です。「なんとなく半分」と決めるのではなく、根拠を持っておきましょう。
家賃を経費にできるのは個人事業主の特権。合理的な「％」を設定しましょう。
【早見表】フリーランスが迷いやすい経費リスト
その他、Web系フリーランスや個人事業主の方が特によく迷う項目を一覧にまとめました。
「え、これも経費になるの？」「これはダメなの？」という視点でチェックしてみてください。
10万円以上のPCや、サブスク代の判断は間違いやすいポイント。注意が必要です。
「これ経費？」といちいち調べて仕訳する作業、大変じゃないですか？
ここまで読んでみて、いかがでしたか？
「なるほど」と思う反面、「判定が細かい……」「これを全部覚えてやるのは面倒だな」と感じた方も多いのではないでしょうか。
調べる時間と、間違えるリスク
自分で会計ソフトに入力する場合、レシート1枚を手にするたびに判断が必要です。
「これは通信費？ それとも消耗品費？」
「10万円超えのPCだから、減価償却の設定をしなきゃ……」
いちいちネットで検索して、自信がないまま登録する。
万が一間違えていて、数年後に税務調査が入った際、「これは経費として認められません」と指摘され、追徴課税を支払うリスクも、すべて自分で負うことになります。
この「迷い」と「リスク」を抱えながらの事務作業は、精神的にも大きな負担です。
「迷う時間」は何も生み出しません。そのエネルギーは本業に使いましょう。
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まとめ
この記事のポイントをまとめました。
- 大原則：「売上に貢献しているか」が基準。1人カフェはOKだが、1人ランチはNG。
- 注意点：スーツや美容代は基本的にNG。家賃は使用割合で按分する。
- 解決策：「アクリー」なら、レシートを撮るだけで、面倒な仕訳判断と入力を丸投げできる。
経費の判断は、プロである税理士でも見解が分かれるほど複雑なものです。
それを本業の片手間に、完璧にこなそうとするのは無理があります。
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